Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Nauka

Procedury administracyjne w Instytucie

Dziennik Podawczy w IPs

1. Za właściwy obieg dokumentów wewnątrz Instytutu odpowiada Biuro Dyrekcji.

2. W Biurze Dyrekcji (pok. 3.20) znajduje się Dziennik Podawczy, który służy organizacji przepływu korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

3. Korespondencja przychodząca: 

  • wszystkie służbowe listy i paczki adresowane na Instytut, dostarczane przez listonoszy/kurierów i osoby z zewnątrz są składane na Dzienniku Podawczym [nie dotyczy to zamówień złożonych indywidualnie przez pracowników Instytutu z dostawą do wskazanego pokoju];
  • w przypadku przesyłek adresowanych do konkretnych osób lub pokoi, należy dopilnować, aby dane adresata (nazwisko, nr pokoju, nr telefonu) były poprawnie przekazane nadawcy; przesyłki z niemożliwym do zidentyfikowania adresatem nie będą odbierane; 
  • poczta wewnętrzna UJ dostarczana do Instytutu trafia na Dziennik Podawczy;
  • korespondencję w sprawach ogólnych/pracowniczych i wszelkie pisma kierowane do Dyrekcji/przez Dyrekcję do Władz UJ należy składać na Dziennik Podawczy;
  • każde pismo pracownika Instytutu kierowane do Dyrekcji/przez Dyrekcję do Władz UJ powinno być przygotowane na papierze firmowym, dostępnym na stronie www Instytutu, po zalogowaniu Zakładka: Dla pracowników;
  • Biuro Dyrekcji przyjmuje korespondencję zewnętrzną, opatrując listy oraz pisma pieczątką i datą wpływu, a następnie kieruje je bezpośrednio do Dyrektora/Zastępczyń Dyrektora lub do właściwej
  • listy polecone są wpisywane do Rejestru Przesyłek Poleconych, a adresaci korespondencji otrzymują telefoniczne, bądź mailowe powiadomienie o poczcie do odbioru;
  • korespondencję zewnętrzną dotyczącą spraw studenckich oraz do Zastępczyni Dyrektora ds. Dydaktycznych można kierować bezpośrednio do Biura Obsługi Spraw Studenckich (pok. 2.)

4. Korespondencja wychodząca:

  • pracownicy Instytutu mogą zostawiać na Dzienniku Podawczym pocztę służbową do wysłania (poczta wewnętrzna UJ lub listy polecone), z terminem realizacji przypadającym na kolejny dzień roboczy;
  • poszczególne jednostki administracyjne Instytutu prowadzą osobne Dzienniki Korespondencji, do których wpisują korespondencję wychodzącą we własnym zakresie;
  • listy polecone wysyłane za pośrednictwem Dziennika Podawczego muszą być opatrzone odpowiednią naklejką i wpisane do Pocztowej książki nadawczej; pracownicy administracyjni wpisują korespondencję samodzielnie;
  • Biuro Obsługi Spraw Studenckich stosuje osobną Pocztową książkę nadawczą;
  • korespondencja wychodząca jest odbierana z Dziennika Podawczego o godz. 9:00 każdego dnia roboczego, dlatego przygotowana wcześniej przez pracowników administracyjnych poczta do wysłania powinna się znaleźć w pok. 3.20. najpóźniej o godz. 8:50; korespondencja dostarczona po czasie jest wysyłana następnego dnia roboczego;
  • Biuro Obsługi Spraw Studenckich przygotowuje korespondencję wychodzącą na takich samych zasadach jw.; odbiór, a następnie zwrot Dzienników Korespondencji i Pocztowej książki nadawczej dotyczących spraw studenckich odbywa się w pok. 2.06.

5. O wszelkich zmianach dotyczących funkcjonowania Dziennika Podawczego informuje Biuro Dyrekcji.

Regulamin wydawania kart dostępu do pomieszczeń

  1. Wniosek w formie mailowej o wydanie karty dostępu do pomieszczeń Instytutu Psychologii proszę kierować na adres lukasz.zuraw@uj.edu.pl lub krystian.mozdzierz@uj.edu.pl    
  2. Wniosek musi zawierać:  – Imię i nazwisko – Listę przejść (pomieszczeń) – Krótkie uzasadnienie    
  3. W rubryce „DW” proszę zamieścić adres mailowy Dyrektora Instytutu Psychologii oraz Kierownika zakładu/pracowni.
  4. W przypadku braku uwag ze strony przełożonego (brak maila zwrotnego) karta dostępu zostanie wydana w przeciągu 1 – 5 dni roboczych.
  5. Prośbę rozszerzenia uprawnień karty dostępu o dodatkowe przejścia proszę składać analogicznie jak w pkt. 1–3.
  6. W przypadku prośby o duplikat wystarczy wiadomość mailowa bez konieczności informowania przełożonego. Wszystkie uprawnienia zostaną przeniesione na nową kartę, zagubiona/zniszczona straci uprawnienia.
  7. Wydaną kartę dostępu można odebrać w pomieszczeniu portierni o czym zostaną Państwo poinformowani drogą mailową
  8. Regulamin nie dotyczy wydawania kart dostępu do parkingu.          

Procedura uzyskiwania zgody na prowadzenie badań w IPs w czasie pandemii

Konieczne jest wysłanie skanu podania według wzoru poniżej.

1. Należy złożyć podanie do Dyrektora IPs w postaci podpisanego skanu, załączonego do wiadomości wysłanej na adres instytut.psychologii@uj.edu.pl. W treści podania powinny się znaleźć następujące informacje:
  • tytuł projektu/pracy/publikacji, w ramach których będą prowadzone badania
  • opiekun naukowy/promotor (jeśli o zgodę występuje doktorant/student)
  • ilu będzie badaczy? (należy podać ich nazwiska)
  • jaka grupa będzie badana? (planowana liczba osób badanych; opis grupy)
  • w jakim czasie będą prowadzone badania? (daty lub planowany przedział czasowy)
  • w jakim miejscu będą prowadzone badania? (w jakiej sali/w jakim konkretnie laboratorium?)
  • jakie środki bezpieczeństwa zostaną zastosowane podczas badania? (maseczki, rękawiczki, wietrzenie pomieszczeń, dezynfekcja - co będzie jej podlegało?)
  • formuła, że badania będą prowadzone zgodnie z wytycznymi GIS i kierownik bierze odpowiedzialność za przestrzeganie zasad bezpieczeństwa

*Z treści podania powinno jasno wynikać, że badania będą przeprowadzane indywidualnie (jeden badacz - jeden badany w danej jednostce czasu) oraz z zachowaniem należytych względów bezpieczeństwa.

2. Po otrzymaniu potwierdzenia, że podanie zostało przyjęte i Pan Dyrektor udzielił zgody na prowadzenie badań we wnioskowanym miejscu i czasie, należy zwrócić się do Pana Łukasza Żurawia drogą mailową z prośbą o rezerwację pomieszczeń oraz/lub o zakup środków ochrony osobistej.

3. Dodatkowo, do każdego wnioskodawcy zostanie wysłany mail pt.: "Badania w czasie COVID - wzory dokumentów", z prośbą o zastosowanie dodatkowych procedur (w ramach tzw. ORZ - Oceny Ryzyka Zawodowego) i wypełnienie formularzy ze szczegółową instrukcją, jak tego dokonać.

4. Każdy wnioskodawca powinien odesłać skan jednego ze wskazanych formularzy ORZ na adres instytut.psychologii@uj.edu.pl.

Procedura UJ dla nowych pracowników dot. oświadczenia do liczby N

Na podstawie art. 23 ust. 1 w związku z art. 265 ust. 5 oraz art. 343 ust. 7 i 8 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r. poz. 1668) oraz zarządzenia nr 76 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 9 listopada 2018 r. pracownik prowadzący działalność naukową i pracownik biorący udział w prowadzeniu działalności naukowej nie częściej niż raz na dwa lata składa Rektorowi UJ oświadczenie o dziedzinie i dyscyplinie, którą reprezentuje oraz oświadczenie w sprawie zaliczenia do liczby pracowników prowadzących działalność naukową (liczba N).

Pracownik UJ zobowiązany jest w terminie 3 dni robocze od zatrudnienia złożyć oświadczenie w podstawowej jednostce organizacyjnej lub jednostce pozawydziałowej/międzywydziałowej, gdzie uzyska szczegółowe informacje na temat w/w obowiązku.

Złożenie oświadczeń musi być poprzedzone uzyskaniem przez pracownika elektronicznego identyfikatora naukowca ORCID, zgodnie z zasadami określonymi w Zarządzeniu nr 72 Rektora UJ z 23 października 2018 r. w sprawie obowiązku uzyskania elektronicznego identyfikatora naukowca ORCID i jego zarejestrowania w Repozytorium Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Instrukcje dotyczące uzyskania identyfikatora ORCID i jego rejestracji w Repozytorium Uniwersytetu Jagiellońskiego zamieszczone są na stronie w zakładce „Pomoc”.

Zarejestrowanie ORCID-a w RUJ-u nie oznacza, że automatycznie pojawi się na oświadczeniu w podstawowej jednostce organizacyjnej lub jednostce pozawydziałowej/międzywydziałowej. Numer musi zostać wprowadzony do systemu SAP ręcznie.

Procedura anulowania urlopu

Zgodnie z Komunikatem nr 21 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 18 czerwca 2013 roku - od dnia 1 października 2013 roku wnioski o urlop wypoczynkowy pracowników UJ mogą być składane wyłącznie w formie elektronicznej, tj. przez Portal Informacyjny UJ - https://pi.uj.edu.pl. 
Urlop jest przyznany po akceptacji wniosku przez przełożonego – Dyrektora Instytutu. 
Każdy pracownik po zalogowaniu do PI widzi limit swojego urlopu wypoczynkowego oraz innych nieobecności i na tej podstawie może planować dni wolne od pracy.  
Raz w roku są przygotowywane plany urlopowe we wszystkich jednostkach UJ na dany rok kalendarzowy i wszyscy pracownicy etatowi są proszeni o rozpisanie urlopów wypoczynkowych z przysługującego im limitu na rok bieżący oraz o wykorzystanie urlopu zaległego. 
Anulowanie zgłoszonego i zaakceptowanego przez przełożonego urlopu odbywa się drogą tradycyjną – jest konieczność złożenia wniosku w wersji papierowej.  
Anulowanie może dotyczyć dłuższego okresu lub pojedynczych dni. 
W tym celu należy wypełnić, podpisać i złożyć w oryginale w Biurze Dyrekcji wniosek (wzór dostępny tutaj).  
Po uzyskaniu zgody Dyrektora Instytutu, dokument jest przesyłany do Centrum Spraw Osobowych i kadrowa nanosi stosowne zmiany w systemie. 
 
W razie pytań lub konieczności nagłego/pilnego anulowania urlopu należy się skontaktować z Panią Moniką Mielech: instytut.psychologii@uj.edu.pl 

Procedura dostępu do narzędzia Qualtrics

Instytut Psychologii zapewnia swoim pracownikom naukowym, doktorantom oraz studentom dostęp do platformy firmy Qualtrics, umożliwiającej prowadzenie badań kwestionariuszowych online. Za pomocą tego narzędzia można gromadzić dane do badań zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych. 
 
W celu uzyskania dostępu do Qualtricsa, należy napisać maila z prośbą o dostęp na adres instytut.psychologii@uj.edu.pl.
W odpowiedzi, każdy indywidualnie otrzyma instrukcję, jak dokonać rejestracji i założyć swoje konto na platformie Qualtrics.  

Studenci oraz doktoranci potrzebujący dostępu do Qualtricsa powinni w kopii wiadomości (DW) obowiązkowo dodać promotora/opiekuna naukowego oraz wskazać w treści maila, do jakich badań/jakich prac będzie im potrzebne to narzędzie. 
 
Informacji w zakresie funkcjonalności Qualtricsa udziela dodatkowo Pan Łukasz Żuraw (lukasz.zuraw@uj.edu.pl). 
 

Procedura dostępu do narzędzia Inquisit

Instytut Psychologii posiada zakupioną licencję do platformy Millisecond Inquisit - narzędzia służącego gromadzeniu nieograniczonej ilości danych i do przeprowadzania eksperymentów/badań online. 
 
Indywidualne konto dostępu do Inquisita może założyć każdy pracownik naukowy Instytutu, a następnie udzielić do niego dostępu wybranym użytkownikom (członkom zespołu/ studentom/doktorantom). 
 
W celu założenia konta na Inquisit, należy napisać maila z prośbą o dostęp na adres instytut.psychologii@uj.edu.pl  


Do założenia konta będzie potrzebny Państwa adres mailowy w domenie uj.edu.pl 
Można od razu w mailu podać własną, preferowaną nazwę konta (bez polskich znaków, tylko małe litery i cyfry). Standardowe nazwy kont składają się z imienia i nazwiska jego właściciela, ale równie dobrze może to być nazwa zespołu/grupy badawczej itp. 
 
Konta dodawane są przez administratora; otrzymują Państwo indywidualne zaproszenie systemowe. 
 
Informacji w zakresie funkcjonalności Inquisite’a udziela dodatkowo Pan Łukasz Żuraw (lukasz.zuraw@uj.edu.pl).